Cómo activar en un solo día un canal de denuncias acorde a la normativa.
100% adaptado a las necesidades específicas de tu empresa.
Bienvenidos a nuestro
canal de denuncias NormaPro
La solución rápida, efectiva y adaptada a las necesidades específicas de tu organización en cuanto a denuncias y procesos de investigación.
Nuestro objetivo es asegurar que todas las denuncias sean atendidas y
gestionadas de manera ética y transparente, acorde a las normativas aplicables.
Es el momento de decidir:
¿Quieres gestionar trámites delicados y confidenciales y evitar consecuencias legales y pérdidas de reputación? ¿O prefieres arriesgarte a un incidente inesperado de ámbito penal en tu empresa?
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La Plataforma Digital NormaPro
es la que utilizan grandes empresas para gestionar y monitorizar riesgos de cumplimiento normativo:
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Desde Instituto de Innovación, Ciencia y Empresa llevamos más de veinte años ayudando a muchos empresarios y directivos con los que trabajamos mano a mano en Compliance.
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Inventariar la maquinaria de toda la compañía.
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Planificar la consecución de objetivos y
presupuestarlos de acuerdo a la valoración del riesgo.
Manuel Marchamalo
Compilance & Risk BP
CALIDAD PASCUAL
¿Por qué mi empresa debería tener un canal de denuncias?
Son diarios los casos que se suceden en los juzgados derivados de incumplimientos con consecuencias legales graves. Son situaciones muy desagradables que podían dar al traste con vuestro futuro profesional y personal. En un principio se trata de una exigencia legal, tanto a nivel europeo como nacional si tiene más de 50 trabajadores.
Disponer de un canal de denuncias para delitos penales es la mejor demostración de voluntad decidida para favorecer la consolidación de una cultura ética y de cumplimiento.
5 Razones principales
El canal de denuncias permite que los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas informen sobre cualquier tipo de irregularidad o conducta inapropiada en la empresa. Esto ayuda a prevenir y detectar posibles problemas antes de que se conviertan en situaciones más graves.
El canal de denuncias promueve una cultura de transparencia y ética dentro de la empresa. Al fomentar la denuncia de conductas inapropiadas, se crea un ambiente más saludable para los empleados y se fortalece la confianza en la empresa.
En algunos países, existen regulaciones que obligan a las empresas a contar con canales de denuncia para asegurar el cumplimiento de las normativas. Un canal de denuncias adecuado puede ayudar a la empresa a cumplir con estas regulaciones.
Al tener un canal de denuncias, la empresa puede abordar y resolver los problemas antes de que se conviertan en situaciones más graves que puedan generar demandas y litigios legales.
Un canal de denuncias puede ayudar a la empresa a proteger su reputación al permitirle actuar de manera rápida y efectiva ante cualquier irregularidad reportada. Esto demuestra el compromiso de la empresa con la ética y la transparencia.
¿Te preguntas cómo activar un canal de denuncias en un solo día?
Acorde a la normativa y 100% adaptado a las necesidades específicas de tu empresa
¡Es posible! Desde nuestra Plataforma Digital NormaPro, podrás implementar un canal de denuncias avanzado, confiable y seguro en muy poco tiempo.
Nuestro canal de denuncias avanzado NormaPro te ofrece la opción de denunciar nominativamente o anónimamente, garantizando siempre la confidencialidad del denunciante. Además, podrás hacer seguimiento del estado de tu denuncia en todo momento, sin necesidad de aplicaciones adicionales.
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Con nuestro sistema, podrás:
Comunicarte con el denunciante manteniendo su anonimato y notificar la apertura de la denuncia a todas las personas implicadas.
Recibir un acuse de recibo automático, así como la firma digital de los documentos y la comunicación de la admisión o inadmisión de la denuncia de forma automática.
Planificar los tiempos, recibir alertas para los plazos y adaptar el flujo de proceso de denuncia a las necesidades específicas de tu empresa.
Si no tienes un flujograma de proceso de denuncia, te ayudamos a modelarlo con nuestra consultoría especializada.
Podrás nombrar instructores, recibir notificaciones selectivas y conservar las actas de entrevistas como información documentada.
Y además, obtener informes de investigación, seleccionar decisores, resolver con notificaciones y cerrar con comprobación.
Todo el proceso de denuncia es customizable, desde los formularios previos hasta la integración con la web corporativa de la organización.
Garantizar la transparencia y la ética en el manejo de denuncias en tu organización.
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Una plataforma en evolución continua, con muchas posibilidades de adaptación.
Mediante planes personalizados contribuyen a la mejora continua de nuestra empresa.
Del equipo de Instituto de Innovación valoro sus conocimientos técnicos, disponibilidad y propuesta de soluciones a las cuestiones planteadas.
José María Comas Hermoso
Director RRHH y Compliance Officer de
la Sociedad Mixta del Agua-Jaén, S.A. (SOMAJASA)
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En Instituto de Innovación, Ciencia y Empresa no paramos de pensar cómo mejorar nuestra oferta de valor cada día y, en este caso, para que puedas aprovechar al máximo esta experiencia, tenemos dos aportaciones adicionales incluidas el paquete de servicios:
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El Modelo más completo y avanzado para implementar un Canal de denuncias
Además de todo lo anterior, el canal de denuncias NormaPro está respaldado por servicios especializados de consultoría para modelar los procesos, asistir durante el proceso de gestión tramitación e investigación de la denuncia y adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. (ver opciones de contratación).
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Del equipo destaco el nivel de implicación, con una atención personalizada, poniendo el punto de mira en las necesidades y problemas específicos, de forma que mi proyecto se trata como si fuera propio.
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Gerente
Asociación de Abastecimiento de Aguas y Saneamientos de Andalucía (ASA Andalucía)
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Lo que más valoro es que nos aporta una metodología de trabajo ágil que nos permite cumplir con nuestras obligaciones controlando todo informativamente.
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Director Técnico de
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Destaco la implicación y empuje que nos mostráis y estamos comprobando que NormaPro cumple con nuestras perspectivas con una muy buena adaptabilidad a nuestra forma de trabajar y estructura.
Sois un equipo de personas de alto compromiso con el cliente, total dominio de las diferentes materias, flexibles a nuestras necesidades cambiantes y un trato personal impecable.
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Director de Operaciones
CASI Cooperativa Agraria
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Manuel Marchamalo
Compilance & Risk BP
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¿Te preocupa proteger a tu empresa de posibles conductas inapropiadas, fraude o corrupción?
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Si has respondido sí a alguna de estas preguntas no lo dudes:
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¿Cuánto cuesta el canal de denuncias avanzado NormaPro?
Nuestro servicio básico incluye:
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Para las personas que intervengan en la gestión de denuncias.
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Acceso para consultas generales a través de la plataforma.
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Para formaciones en materia de canal de denuncias.
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Para ello te proponemos una opción aún mejor:
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Te informaremos de todos los pormenores de la normativa del canal de denuncias, te aconsejaremos, de forma totalmente gratuita, sobre la solución que más se ajusta a las necesidades específicas de tu empresa.
¿Cuanto tiempo deberías invertir en conocer por tu cuenta todos los requisitos que esta nueva normativa y cómo han de aplicarse en tu empresa? bastantes horas seguro, y probablemente te cueste mucho trabajo encontrar el momento para hacerlo, con lo que el riesgo de incumplimiento iría en aumento con las sanciones tan elevadas que esta Ley determina.
Esta opción está a tu entera disposición y te servirá para conocer el canal de denuncias avanzado NormaPro por dentro y a nuestros consultores sin compromiso alguno. incluso podrás si así lo deseas hablar con alguno de nuestros clientes para preguntarle dudas y que te orienten para saber si esto es realmente lo que te interesa.
Ahora, si quieres aprovechar este regalo y conocer más de cerca este canal de denuncias avanzado que te aportará tranquilidad y que te ayudará a poner a tu empresa en la vanguardia de la ética y la transparencia a la vez que en la transformación digital haz clic en el botón y reserva una sesión con nosotros.
Nuestros servicios están garantizados
No hay compromiso de permanencia, es decir si una vez iniciado el canal veis que no os convence o que por cualquier circunstancia sentís que no es lo que esperabais no pasa nada, puedes interrumpir el servicio tan solo con comunicárnoslo y listo; así que riesgo cero.
De cualquier manera, intuimos que esto no va a ocurrir. Hace 9 años que diseñamos la primera versión de la plataforma digital NormaPro y, a día de hoy, ningún cliente nos ha solicitado la baja. Increíble ¿no?
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O bien, contrata nuestro programa canal de denuncias avanzado NormaPro y ábrenos la puerta para que te acompañemos en este camino que debería llevarte a disponer, por un precio asequible y competitivo, de una plataforma segura y confidencial para que tus empleados y colaboradores puedan informar informar de cualquier problema o conducta inapropia.
No esperes más para proteger a tu empresa y mejorar su reputación. Contáctanos hoy mismo para conocer nuestros precios y cómo podemos ayudarte a crear una cultura ética y transparente en tu empresa.
No te quedes con dudas
¿Qué es un canal de denuncias para empresas y cómo funciona?
Un canal de denuncias para empresas es un sistema que permite a los empleados, clientes, proveedores u otras partes
interesadas reportar cualquier tipo de irregularidad o conducta inapropiada dentro de la empresa, como fraude, acoso
laboral, discriminación, incumplimiento de leyes o políticas internas, entre otros.
El canal de denuncias puede funcionar de diversas maneras, dependiendo de la empresa y de sus necesidades
específicas. Generalmente, los canales de denuncias están disponibles en línea, mediante un formulario de denuncia en la
página web de la empresa, o por medio de una línea telefónica o correo electrónico dedicados exclusivamente a la
recepción de denuncias. Algunas empresas también pueden ofrecer un buzón de denuncias físico en las instalaciones de
la empresa.
Una vez que se recibe una denuncia, se debe analizar y evaluar de manera confidencial y objetiva para determinar si
existe una violación a las políticas de la empresa o a las leyes aplicables. Si se encuentra que hay una conducta
inapropiada o irregularidad, la empresa debe tomar medidas para abordar y resolver el problema.
Es importante que sepas que el canal de denuncias NormaPro está respaldado por un proceso sólido y transparente que
permite a la empresa investigar y abordar adecuadamente las denuncias reportadas.
¿Qué tipos de denuncias pueden reportarse a través del canal?
A través de un canal de denuncias para empresas, se pueden reportar diferentes tipos de
denuncias. A continuación, te exponemos algunos a modo de ejemplo:
1. Fraude: por ejemplo, robo, malversación de fondos, falsificación de documentos,
facturas falsas, entre otros.
2. Acoso laboral: como el hostigamiento, discriminación, abuso verbal o físico,
intimidación, entre otros.
3. Violaciones de políticas internas: como el incumplimiento de políticas de seguridad de
la información, políticas de recursos humanos, políticas de compras, entre otros.
4. Conflictos de interés: como situaciones en las que un empleado o funcionario de la
empresa utiliza su posición en la empresa para beneficiarse a sí mismo o a terceros.
5. Incumplimiento de leyes y regulaciones: como el incumplimiento de regulaciones
ambientales, regulaciones de salud y seguridad, regulaciones laborales, entre otros.
6. Corrupción: como el soborno, el cohecho, el tráfico de influencias, entre otros.
7. Otros tipos de denuncias: cualquier otro tipo de irregularidad o conducta inapropiada
que viole las políticas de la empresa o las leyes aplicables.
Es importante que el canal de denuncias esté diseñado para recibir denuncias de todo tipo, sin
importar lo complejas que sean, y que el proceso de gestión de las denuncias sea transparente
y confidencial. También es importante que los denunciantes se sientan seguros al reportar las
irregularidades y que la empresa tome medidas efectivas para abordar y resolver los
problemas reportados.
¿Quiénes pueden reportar una denuncia a través del canal de denuncias?
Cualquier persona puede reportar una denuncia a través del canal de denuncias para
empresas, incluyendo empleados, clientes, proveedores, contratistas, accionistas y cualquier
otra parte interesada. El objetivo es que cualquier persona que tenga información sobre una
conducta inapropiada o irregularidad en la empresa pueda informarla de manera segura y
confidencial.
Es importante que el canal de denuncias esté diseñado para recibir denuncias de cualquier
persona, sin importar su nivel jerárquico o posición en la empresa. Además, el canal debe
garantizar la confidencialidad y protección de los denunciantes para evitar represalias o
cualquier tipo de retaliación.
Es común que los canales de denuncia permitan hacer las denuncias de forma anónima, para
que los denunciantes se sientan más seguros al hacer su reporte. Sin embargo, es importante
tener en cuenta que algunos reportes anónimos pueden ser más difíciles de investigar y
corroborar, por lo que la empresa debe tener políticas y procedimientos adecuados para
manejar estos casos.
¿Cómo se asegura la confidencialidad de las denuncias reportadas?
La confidencialidad es un aspecto clave en la gestión de un canal de denuncias para empresas,
ya que garantiza que los denunciantes se sientan seguros y protegidos al hacer su reporte.
Para asegurar la confidencialidad de las denuncias, se pueden implementar las siguientes
medidas:
1. Canal seguro: La empresa debe asegurarse de que el canal de denuncias sea seguro y
confidencial. Esto puede incluir el uso de tecnología de encriptación, sistemas de
seguridad de la información, y cualquier otra medida de seguridad necesaria para
proteger la privacidad de los denunciantes.
2. Política de confidencialidad: La empresa debe contar con una política de
confidencialidad que establezca cómo se manejarán y protegerán los datos personales
de los denunciantes y de los involucrados en la denuncia.
3. Anonimato: El canal de denuncias puede permitir hacer las denuncias de forma
anónima, para que los denunciantes se sientan más seguros al hacer su reporte. Sin
embargo, es importante tener en cuenta que algunos reportes anónimos pueden ser
más difíciles de investigar y corroborar, por lo que la empresa debe tener políticas y
procedimientos adecuados para manejar estos casos.
4. Acceso restringido: La información recibida a través del canal de denuncias debe ser
de acceso restringido solo a las personas involucradas en el proceso de investigación y
resolución de la denuncia. Esto puede incluir a los miembros del equipo de
investigación, los miembros del comité de ética o cualquier otro grupo designado para
manejar las denuncias.
5. Comunicación segura: La empresa debe asegurarse de que la comunicación con los
denunciantes sea segura y confidencial. Esto puede incluir el uso de correos
electrónicos seguros, mensajes cifrados, y cualquier otra medida de seguridad
necesaria para proteger la privacidad de los denunciantes.
En resumen, la confidencialidad es fundamental en la gestión de un canal de denuncias para
empresas. La empresa debe asegurarse de implementar medidas de seguridad adecuadas para
garantizar la privacidad de los denunciantes y de los involucrados en la denuncia, y de tener
políticas y procedimientos claros para manejar y proteger la información recibida a través del
canal de denuncias.
¿Cómo se manejan las denuncias reportadas a través del canal?
El manejo de las denuncias reportadas a través del canal de denuncias puede variar
dependiendo de la empresa y de la naturaleza de la denuncia. Sin embargo, en general, el
proceso de manejo de las denuncias suele seguir los siguientes pasos:
1. Recepción de la denuncia: La denuncia es recibida a través del canal de denuncias y es
registrada en un sistema para su posterior análisis.
2. Evaluación preliminar: Un equipo designado por la empresa evalúa la denuncia para
determinar su relevancia, veracidad y gravedad. En algunos casos, se puede solicitar
información adicional al denunciante para corroborar la denuncia.
3. Investigación: Si la denuncia es considerada relevante y veraz, se inicia una
investigación para recopilar evidencias y corroborar la denuncia. La investigación
puede ser realizada por un equipo interno o por un equipo externo, dependiendo de la
naturaleza de la denuncia.
4. Análisis y resolución: Con base en los resultados de la investigación, se analiza la
denuncia y se determina si se requiere tomar alguna acción. Si se determina que se ha
cometido una conducta inapropiada, se toman medidas para corregirla y prevenir su
repetición.
5. Informe y seguimiento: Se elabora un informe detallado sobre la denuncia, la
investigación y la resolución adoptada, el cual se puede compartir con los
denunciantes y otros interesados en la denuncia. Además, se realiza un seguimiento
para garantizar que la resolución adoptada ha sido efectiva y que no se han
presentado represalias contra el denunciante.
Es importante que la empresa tenga políticas y procedimientos claros para manejar las
denuncias reportadas a través del canal de denuncias, y que estos sean comunicados
claramente a los empleados y otras partes interesadas en la empresa. De esta manera, se
garantiza que las denuncias sean manejadas de manera efectiva, justa y transparente.
¿Cómo se resuelve una denuncia reportada a través del canal?
La resolución de una denuncia reportada a través del canal de denuncias depende de la
naturaleza de la denuncia y de los resultados de la investigación correspondiente. En general,
la resolución puede incluir las siguientes acciones:
1. Corrección de la conducta inapropiada: Si se determina que se ha cometido una
conducta inapropiada, se toman medidas para corregirla. Esto puede incluir, por
ejemplo, la imposición de sanciones disciplinarias o el establecimiento de medidas
para prevenir que la conducta se repita.
2. Indemnización a las partes afectadas: Si se determina que una parte ha sufrido un
perjuicio, se puede acordar una compensación o indemnización para compensar los
daños sufridos.
3. Mejoras en los procesos y políticas de la empresa: Si se identifican fallas en los
procesos o políticas de la empresa que hayan contribuido a la conducta inapropiada,
se pueden establecer mejoras para prevenir su repetición.
Es importante que la empresa tenga un protocolo claro y transparente para manejar las
denuncias reportadas a través del canal de denuncias, de manera que se asegure que se tomen
medidas efectivas y justas. Además, es esencial que se brinde seguimiento a las denuncias para
garantizar que las acciones adoptadas hayan sido efectivas y que no se hayan presentado
represalias contra el denunciante.
¿Cómo se informa al denunciante sobre el progreso de su denuncia?
Es importante que las empresas informen a los denunciantes sobre el progreso de su denuncia
reportada a través del canal de denuncias para mantener la transparencia y generar confianza
en el proceso. A continuación, se presentan algunas formas en que se puede informar al
denunciante sobre el progreso de su denuncia a través de la Plataforma NormaPro:
Confirmación de la recepción de la denuncia: Después de que se ha recibido la denuncia a
través del canal de denuncias, se debe enviar una confirmación al denunciante de que su
denuncia ha sido recibida. Esto puede incluir información sobre el tiempo estimado que
tomará el proceso de investigación.
Actualizaciones periódicas: A medida que la investigación avanza, se pueden enviar
actualizaciones periódicas al denunciante sobre el progreso de su denuncia. Esto puede incluir
información sobre la fase actual de la investigación y cualquier acción que se haya tomado.
Resultados finales: Después de que se ha concluido la investigación y se ha tomado una
acción, se debe informar al denunciante sobre los resultados finales. Esto puede incluir
información sobre las medidas que se han tomado en respuesta a la denuncia y cualquier
seguimiento que se llevará a cabo.
Es importante que la empresa mantenga la confidencialidad de la información durante todo el
proceso y solo comparta la información relevante con el denunciante. A demás de deben
establecer canales seguros y confidenciales para comunicarse con el denunciante, de manera
que se garantice la privacidad y protección de su identidad.
¿Qué medidas han de tomar las empresas para prevenir represalias contra los denunciantes?
Las empresas pueden tomar una serie de medidas para prevenir represalias contra los
denunciantes y garantizar que el proceso de denuncia sea seguro y efectivo. Algunas de estas
medidas son las siguientes:
1. Establecer políticas claras: Es importante que la empresa tenga políticas claras que
prohíban las represalias contra los denunciantes y establezcan sanciones en caso de
que se produzcan. Estas políticas deben ser comunicadas a todos los empleados de la
empresa.
2. Capacitación: La capacitación de los empleados es fundamental para prevenir
represalias contra los denunciantes. Todos los empleados deben recibir capacitación
sobre los riesgos de represalias y cómo evitarlas.
3. Protección de la identidad del denunciante: Es esencial que la identidad del
denunciante se mantenga en confidencialidad durante todo el proceso de denuncia. La
empresa puede tomar medidas para garantizar que la información sobre la identidad
del denunciante se mantenga segura y no se divulgue.
4. Seguimiento de las denuncias: La empresa debe llevar un registro de todas las
denuncias reportadas a través del canal de denuncias y realizar un seguimiento de
cada una de ellas para asegurarse de que no haya represalias contra el denunciante.
5. Fomentar una cultura ética y de transparencia: Es importante que la empresa
fomente una cultura ética y de transparencia para prevenir las represalias. Esto puede
incluir el establecimiento de valores éticos, la comunicación abierta y la creación de un
ambiente de trabajo donde se alienta a los empleados a reportar cualquier conducta
inapropiada sin temor a represalias.
En general, es importante que la empresa tome medidas efectivas para prevenir las represalias
contra los denunciantes y proteger su seguridad y privacidad durante todo el proceso de
denuncia.
¿Cómo se garantiza la integridad del canal de denuncias?
Para garantizar la integridad del canal de denuncias, es importante que la empresa tome
medidas para asegurar que el proceso de denuncia sea confiable, seguro y efectivo. Algunas de
estas medidas son las siguientes:
1. Protección de la confidencialidad: La empresa debe tomar medidas para garantizar la
confidencialidad de las denuncias reportadas a través del canal de denuncias. Esto
puede incluir el uso de tecnología de encriptación, el establecimiento de protocolos
claros para el manejo de la información y la restricción del acceso a la información solo
a personal autorizado.
2. Selección de proveedores confiables: Si la empresa utiliza un proveedor externo para
la implementación del canal de denuncias, es importante que se seleccione un
proveedor confiable y de buena reputación. El proveedor debe cumplir con los
estándares de seguridad y privacidad y tener una política clara para el manejo de la
información.
3. Capacitación y comunicación: Es importante que la empresa capacite a todos los
empleados sobre el proceso de denuncia y las políticas y procedimientos relacionados
con el canal de denuncias. También es fundamental que la empresa comunique de
manera clara y efectiva la existencia del canal de denuncias a todos los empleados y
otros interesados.
4. Monitoreo y seguimiento: La empresa debe llevar un registro de todas las denuncias
reportadas a través del canal de denuncias y hacer un seguimiento de cada una de
ellas para asegurarse de que se toman medidas efectivas para resolver la denuncia.
Además, es importante que la empresa realice auditorías periódicas del canal de
denuncias para detectar cualquier problema o vulnerabilidad.
5. Evaluación continua: La empresa debe realizar una evaluación continua del canal de
denuncias para asegurarse de que el proceso sea efectivo y que se estén
implementando medidas para prevenir y abordar las denuncias de manera oportuna y
eficaz.
En general, es importante que la empresa tome medidas para garantizar la integridad del canal
de denuncias y promover una cultura ética y de transparencia.
¿Cómo establecer en mi empresa una política de canal de denuncias de Compliance penal?
Para establecer una política de canal de denuncias de Compliance penal en tu empresa,
puedes seguir los siguientes pasos:
Designar a una persona responsable: Lo primero que debes hacer es designar a una persona
responsable para gestionar el canal de denuncias. Esta persona debe tener conocimientos y
experiencia en Compliance penal y debe ser alguien en quien los empleados confíen y se
sientan cómodos al informar.
Establecer un procedimiento claro: Debes establecer un procedimiento claro para el canal de
denuncias, detallando cómo los empleados pueden presentar sus denuncias, quién las recibirá,
cómo se investigarán y cómo se tomarán medidas.
Informar a los empleados: Debes informar a todos los empleados de la existencia del canal de
denuncias, cómo pueden usarlo y que se garantiza la confidencialidad. Esto debe ser parte de
la capacitación en Compliance penal y también debe estar disponible en un documento
escrito.
Establecer un medio seguro para las denuncias: Debes establecer un medio seguro y
confidencial para que los empleados presenten sus denuncias, como una línea telefónica
anónima, una dirección de correo electrónico o un formulario en línea.
Investigar y tomar medidas: Debes investigar todas las denuncias presentadas y tomar
medidas si es necesario, incluyendo medidas disciplinarias contra los infractores. Es
importante mantener al denunciante informado del progreso de la investigación y de cualquier
acción tomada.
Evaluar y mejorar: Debes evaluar regularmente el funcionamiento del canal de denuncias y
hacer mejoras según sea necesario. Esto puede incluir encuestas de satisfacción de los
empleados y análisis de datos de denuncias para identificar patrones o áreas problemáticas.
Al establecer una política de canal de denuncias de compliance penal, estás demostrando un
compromiso con la integridad y la ética en tu empresa. Esto puede mejorar la confianza de los
empleados y aumentar la eficacia en la prevención y detección de conductas delictivas.
